インボイス制度対応・電子帳簿保存法改正

前回は、バックオフィス業務のDXの意義とメリットについてお伝えしました。今回はバックオフィス業務に関する国の施策である法律・制度としてインボイス制度・電子帳簿保存法と取り組み事例について解説します。

インボイス制度は、インボイスの適正保存を義務付けるものです。制度が導入されると、発注企業だけでなく受注企業に対しても保管義務が課されるようになります。
電子帳簿保存法では、電子データは電子データのまま保存することが義務付けられます。出力した紙で保存した場合は税務上（法人税、所得税）認められなくなります。

近年、社会でのIT活用は進み大企業を中心にDXが進みつつあります。そんななか、DXをさらに加速するために打ち出される施策が、2023年10月に施行予定のインボイス制度（適格請求書等保存方式）です。これは、国が中小企業も含めた取引のデジタル化を図るもので、取引全体のDXを進める意図があります。

まずインボイスとは、税に関する10％・8％などの適用税率や税額が漏れなく記載された請求書のことです。このインボイスをもとに取引を行い、適切に保管することで、各事業者の仕入れにかかる消費税額の控除が行われます。
これにしっかりと対応しなければ、国に納めるべき消費税額が正確に把握できず、企業の業務や収益や納税にも大きな影響を与えてしまいます。紙の業務のままではこの制度に対応するのは非常に困難であり、請求書のデジタル化はもちろんのこと、業務プロセス管理のIT化も同時に進めることが、重要です。

インボイスに記載しなければならない事項は多岐に渡り、手作業で処理を行っているとヒューマンエラーを防ぎきれず、多くの処理間違いや追加工数が発生する可能性があります。そのため、2023年10月の前にインボイス制度に対応した「電子取引プラットフォーム」を多くの企業が導入し始めています。これにより請求書作成・保管業務がデジタル化され、処理ミスなども軽減され効率化されています。

電子帳簿保存法改正は、領収書・請求書などの帳簿書類を電子的に保存する際の手続きを大幅に簡素化するもので、保存方法は以下の3種類となります。

① 電子帳簿等保存（電子的に作成した帳簿・書類をデータのまま保存）

作成した帳簿データの保存は、これまで税務署長の事前承認が必要で、信頼性の高いシステムの使用しか認められておらず、低コストのクラウド会計ソフトなどの使用はわざわざ紙での保存が必要でした。しかし、税務署長の事前承認は不要となり、電子データのままでの保存が可となりました。

② スキャナ保存（紙で受領・作成した書類を画像データで保存）

請求書や領収書などをスキャンしたデータの保存では、上記同様に税務署長による事前承認が廃止され、紙原本による確認も不要となり、スキャンした後に原本の紙の廃棄が可能になりました。

③ 電子取引（電子的に授受した取引情報をデータで保存）

電子取引情報の保存は、電子メールなどで受け取った電子データをそのまま保存することを指します。たとえばPDFの請求書をウェブでダウンロードし、データ形式で保存するケースです。スキャナ保存と同様に、保存データの要件も簡素化され、小規模事業者はさらに検索要件などが不要とされるなど、保存要件が大幅に緩和されました。

この法改正で、税務の報告が大幅に簡素化され基本的に「紙は不要」という大前提に変わりました。そのため、デジタルツールの導入が大きな効果を発揮できるようになりました。たとえば、資材の発注などに関してもクラウドシステム経由で処理を回送し、経理や購買部門はそれを見て対応を行います。以前のように領収書をファイリング・保管する必要はありません。
企業間取引もEDIだけですべて完結するようになり、さまざまなデジタルツールを導入する効果が高まります。
特に経理部門や企業間取引を行う購買部門などでは業務効率化がさらに進むと考えられ、さまざまなITツール導入に向けた取り組みが始まっています。

このように、バックオフィス業務のDXは効率化をもたらすだけでなく、結果としてフロント業務を強化し企業の力を向上させるDXに大きく寄与するといえます。AIなどを使った一見華やかなフロント業務だけでなく、バックオフィス業務に対するさまざまなDXのアプローチを今回の国の法律・制度改正を契機に見直してみてはいかがでしょうか？