2. 各部門の意見からの取組
③ 導入や刷新で重要視すること

当社ではこれまで、150社以上のさまざまな業界のお客様から、購買業務に関する課題や、情報システムに対する期待・ご要望など、幅広いお話を伺ってきました。
本コラムでは、その中でも購買業務を担当されている方々に焦点を当て、課題やニーズを整理・総括し、購買処理を支える情報システムとその運用のあるべき姿をシリーズ連載にしてご紹介していきます。

情報システム部門の視点による、デジタル購買へのアプローチとは？
皆様の購買業務の改善に向けたヒントとして、本コラムがお役に立てば幸いです。

これまで、購買システムのあるべき姿や効果、評価の考え方、そして事前準備の重要性について触れてきました。
実際には、短期間で一気にシステム化へ切り替えられるケースは少なく、一定の期間と組織的な取り組みが求められます。

その中心にあるのが「システム要件」と、そこから生まれる業務や組織の変化です。
これをどう整理し、どう合意し、どう実現していくか。ここが導入・刷新の成否を分けるポイントになります。

まず押さえておきたいのは、「なぜ導入・刷新を行うのか」という目的です。
多くの企業で共通する主な目的は、次の3点です。

• ・業務処理のルール化と、実務での確実な実行・遵守
• ・業務の省力化・効率化
• ・データを活用した、データドリブンな判断の実現

これらを通じて、コスト低減、事業品質の向上、さらには人材の質的向上へつなげていく——これが購買システム導入・刷新の本質的なゴールと言えます。

一方で、導入や刷新を進める中では、次のようなリスクや不安が話題に上がります。

• ・従来業務との違い・ギャップ
• ・過去データとの分断
• ・導入・刷新に伴うコストや人的負荷

一時的に「不便」「分断」が起きることへのネガティブな印象です。
それでもプロジェクトを立ち上げる背景には、必ず中長期的な狙いがあります。

「事業・組織の体質を変えたい」
「明確な業績改善を実現したい」
「事業そのものを転換したい」

これらは互いに関連し、最終的に導入・刷新の目的へとつながっていきます。

導入・刷新を進める上で重要な存在がプロジェクトチームです。
リーダーだけでなく、参画する一人ひとりに求められる役割があります。

• ・現場要件や課題の抽出・整理
• ・機能や処理の取捨選択、基本構成の検討
• ・要件仕様の整理と導入ベンダーへの提示
• ・ベンダー提案内容の評価・判断

実は、プロジェクト開始前〜初期段階で、成否の多くが決まっていくと言っても過言ではありません。

プロジェクトメンバーは、関連部門から選出されることが一般的ですが、個々に求められる意識があります。

「全ユーザーの総意を無理にまとめようとしない」
「自分は「改革の担い手」であるという自覚を持つ」
「自部門の都合だけにとらわれない」
「単なる「現場の声の伝達役」にならない」

理想を並べると難しく感じますが、最初から完璧である必要はありません。
まずは現状を事実として整理し、文章や資料として表現できること。
そこから課題や改善の方向性を考えていく姿勢が大切です。

現状業務をそのまま図や文章に落とし込む方法も有効ですが、それだけでは「現状最適」に留まってしまうことがあります。
そこでおすすめしたいのが、購買システムとしての「基本形・セオリー」を起点に考える方法です。

業界や業務には一定のパターンがあります。
購買システムベンダーは、多くの導入・運用事例を通じて、その「基本形」を蓄積しています。

一度その一般形を理解した上で、自社に合わせて組み立てる。
このアプローチが、改革目的に近づく近道になるケースは少なくありません。

ベンダーから事例や基本パターンを得る際、自社の立ち位置を明確にするのは簡単ではありません。そのため、以下の情報を整理して伝えることが重要です。

• ・現状の課題
• ・業務の流れ
• ・導入・刷新で「何を実現したいのか」という目的

これを踏まえ、ベンダーは過度な提案を避けつつ、基本形をベースにした導入案を提示してきます。購買システムに関しては、システム事業者の提案力に期待してよい分野です。

弊社クレオでは、豊富な実績に基づき、進め方の整理から導入提案まで短期間でご支援しています。
まずはお気軽にご相談ください。